Viele kleine und mittlere Unternehmen stehen vor der gleichen Frage:
Wie lassen sich Warenwirtschaft, Buchhaltung, Lager und Prozesse zentral abbilden – ohne teure Lizenzmodelle und Abhängigkeiten?
Genau hier setzt kivitendo an. Als Open-Source-ERP richtet es sich gezielt an KMU, Handel, Dienstleister und produzierende Betriebe, die Wert auf Transparenz, Flexibilität und Datenhoheit legen.
In diesem Artikel geben wir einen umfassenden Überblick über die wichtigsten Funktionen von kivitendo – praxisnah und verständlich.
Zentrale Stammdaten als Fundament
Im Kern verwaltet kivitendo alle relevanten Unternehmensdaten an einem Ort:
- Artikel, Dienstleistungen und Warengruppen
- Kunden und Lieferanten
- Preise, Rabatte und Preisgruppen
- Steuersätze, Einheiten und Währungen
- Benutzer, Rollen und Rechte
Diese zentrale Datenbasis sorgt dafür, dass alle Folgeprozesse sauber und konsistent ablaufen – vom Angebot bis zur Buchhaltung.
Warenwirtschaft & Lagerverwaltung
kivitendo bietet eine vollwertige Warenwirtschaft, die auch komplexere Lagerstrukturen abbilden kann:
- Mehrlagerfähigkeit
- Lagerorte und Lagerplätze
- Wareneingang & Warenausgang
- Umlagerungen zwischen Lagern
- Inventur (auch mobil / mit Barcode-Scanner)
- Mindestbestände und Lagerbewertung
Besonders praktisch: Seriennummern- und Chargenverwaltung sind nativ integriert und eignen sich ideal für technische Produkte, Lebensmittel oder regulierte Waren.
Verkauf: Vom Angebot bis zur Rechnung
Der Verkaufsprozess lässt sich in kivitendo vollständig abbilden:
- Angebote und Auftragsbestätigungen
- Kundenaufträge
- Lieferscheine
- Rechnungen & Gutschriften
- Teil- und Sammelrechnungen
- Wiederkehrende Rechnungen
- Mehrstufiges Mahnwesen
Alle Belege bauen logisch aufeinander auf und bleiben jederzeit nachvollziehbar – ein großer Vorteil bei Rückfragen, Prüfungen oder Auswertungen.
Einkauf & Beschaffung
Auch auf der Einkaufsseite unterstützt kivitendo den gesamten Ablauf:
- Lieferantenanfragen
- Bestellungen
- Wareneingänge
- Eingangsrechnungen
- Lieferantenpreise und Preisvergleiche
So behalten Unternehmen Kosten, Lieferzeiten und Verfügbarkeiten jederzeit im Blick.
Finanzbuchhaltung & DATEV-Anbindung
kivitendo ist besonders im deutschsprachigen Raum stark, da es die Anforderungen der Finanzbuchhaltung gut abdeckt:
- Kontenrahmen SKR03 / SKR04
- Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
- OPOS-Verwaltung
- Umsatzsteuer-Voranmeldung
- BWA
- Kostenstellen & Kostenträger
- DATEV-Exports für Steuerberater
Damit eignet sich kivitendo sowohl für interne Buchhaltung als auch für die Zusammenarbeit mit externen Kanzleien.
Produktion & Stücklisten
Für produzierende Betriebe bietet kivitendo Funktionen zur Eigenfertigung:
- Stücklisten (BOM)
- Baugruppen
- Produktionsaufträge
- Automatische Lagerabbuchung bei Fertigung
So lassen sich auch kleinere Produktionsprozesse direkt im ERP abbilden, ohne zusätzliche Software.
Auswertungen & Reporting
Zahlen, Daten und Fakten sind jederzeit abrufbar:
- Umsatz- und Artikelstatistiken
- Kunden- und Lieferantenanalysen
- Lagerbewegungen
- Inventurlisten
- Deckungsbeiträge
- Individuelle Reports (SQL-basiert)
Die Berichte lassen sich flexibel erweitern und an individuelle Anforderungen anpassen.
Dokumente, Vorlagen & CI
kivitendo ermöglicht eine weitgehende Individualisierung der Dokumente:
- PDF-Erstellung
- HTML- und LaTeX-Vorlagen
- Mehrsprachige Belege
- CI-konformes Briefpapier
- E-Mail-Versand direkt aus dem Beleg
Gerade für Unternehmen mit eigenem Markenauftritt ist das ein großer Pluspunkt.
Benutzer, Sicherheit & Authentifizierung
Auch das Thema Sicherheit kommt nicht zu kurz:
- Rollen- und Rechtesystem
- Mehrere Benutzer
- LDAP-Anbindung
- Separate Authentifizierungsdatenbank
- Sitzungs- und Zugriffsverwaltung
So lässt sich klar steuern, wer was darf – ein Muss für wachsende Teams.
Schnittstellen & Automatisierung
kivitendo ist offen und erweiterbar:
- CSV-Importe und -Exporte
- REST-API für eigene Anbindungen
- E-Mail-Integration (IMAP)
- SEPA-Zahlungsverkehr
- Skripte & Cronjobs
Damit eignet sich kivitendo hervorragend als zentrale Drehscheibe im IT-Stack eines Unternehmens.
Mobil, MDE & Barcode-fähig
Dank der webbasierten Oberfläche ist kivitendo auch mobil nutzbar:
- Bedienung über Browser
- Barcode-Scanner (Tastaturmodus)
- MDE-Geräte (z. B. Android)
- Inventur & Kommissionierung mobil
Ideal für Lager, Wareneingang und Versand.
Fazit: Für wen eignet sich kivitendo?
kivitendo ist besonders geeignet für:
- kleine und mittlere Unternehmen
- Handel & E-Commerce
- Dienstleister
- produzierende Betriebe
- Unternehmen mit DATEV-Anbindung
- Organisationen, die Open Source & Datenhoheit schätzen
Es ist kein überladenes Konzern-ERP, sondern ein ehrliches, leistungsfähiges Werkzeug, das mit den Anforderungen wächst.